Der Wunsch vieler Beschäftigten nach flexiblen Arbeitszeiten und Home Office stellt Führungskräfte vor neue Herausforderungen. Die Vertrauensbeziehung zu den Mitarbeitenden aufrecht erhalten, Einblick in die Fortschritte einzelner Aufträge bewahren und neue Fachkräfte im „virtuellen“ Team integrieren sind einige davon. Was Führungskräften bei dieser Arbeit unterstützen kann, stellen wir Ihnen heute vor. Wichtig ist nicht der Einsatz bestimmter Online-Tools, sondern das Wissen um die Bedürfnisse im virtuellen Team.
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Vorteile digitaler Führungsarbeit
Beitrag zur Fachkräftesicherung
Zufriedene Beschäftigte
Home Office ermöglichen
Moderne Führung auf Augenhöhe
Was sind Herausforderungen virtueller Teams?
Die Arbeit mit Kolleginnen und Kollegen über eine längere Distanz – sei es auf Dienstreisen oder im Home Office – stellt Teams vor große Herausforderungen. Neben den technischen Tücken von Onlinebesprechungen (wer kennt nicht den eingefrorenen Bildschirm oder Tonprobleme?) ist die Teamkultur stark gefordert, weil verbindende Ganggespräche oder gemeinsame Mittagessen wegfallen. Das fällt vor allem Neulingen im Team auf die Füße, denen das Einlernen dadurch erschwert wird. Oftmals ist dann unklar, wer welche Kompetenzen im Team hat, wie die Motivation im Team ist und wo sich Hindernisse bei der Bearbeitung auftun. Hinzu kommen noch Umstrukturierungen seitens des Unternehmens, die immer wieder Neuerungen in die bestehenden Prozesse bringen. Das Ende vom Lied ist die Müdigkeit vieler Beschäftigten schon wieder eine neue Software auszuprobieren, bestehende Prozesse und Routinen umzuwerfen, nachdem sie mühsam eingeübt wurden. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel ist aber gerade die flexible orts- und zeitunabhängige Arbeit ein Benefit für Unternehmen, der sie auch Sicht von Fachkräften attraktiver macht. Den Spagat sich selbstständiger Arbeit und Teamkultur zu schließen ist Aufgabe von Führungskräften.
Führungskraft als Vorbild der (digitalen) Transformation
Eine Führungskraft kann die Rolle eines Vorbildes einnehmen, von denen die Beschäftigten erfolgreiche Handlungsweisen abschauen und der mit Rat und Tat zur Seite steht. Dies setzt eine vertrauensvolle Beziehung voraus – einer Interaktion zwischen zwei Personen mit Erwartungen und Bedarfen. Führung ist keine Einbahnstraße! Umso wichtiger ist bei zeit- und ortsflexibler Arbeit der Teams, dass die Führungskraft Orientierung im Veränderungschaos bietet und gleichzeitig Flexibilitätsbereitschaft in Gesprächen signalisiert und sensibel auf persönliche Bedarfe der Teammitglieder reagiert. Wichtige Funktionen der Führungskraft (auch ohne Home Office-Team wichtig!):
- Sicherheit vermitteln: Gefühl Verlässlichkeit und vorhersagbare Entwicklung z.B. gemeinsames Verständnis vom Ziel, Anerkennung und gesehen werden trotz Abwesenheit
- Ressourceneinsatz planen: Engpässe erkennen und optimieren
- Lernbereitschaft Beschäftigte: Kompetenzentwicklung und Neugier lebendig halten
- Zusammengehörigkeitsgefühl: umso wichtiger, je seltener das Team sich in Präsenz treffen kann, Vertrauen & Freude
- Selbstorganisation der Beschäftigten: mehr eigenständige Aufgabenüberwachung und ‑reporting, Mitgestaltung ermöglichen
Dies kann im Einzelfall auch bedeuten, dass bestimmte Maßnahmen nicht für alle Teams geeignet sind. Zudem ist die Umgewöhnung und die Einführung von komplett neuen Arbeitsweisen sorgsam zu begleiten. Das Team geht vor! Es ist kein Scheitern, wenn es mit Remote-Tools und Verantwortungsübertragung durch die Führungskraft nicht gleich klappt. Maßgabe für die Führungskraft kann hier der Leitsatz sein: Was braucht mein Team um gute Arbeit zu leisten? Und hier schließt sich der Kreis wieder zu den Grundlagen guter Führungskultur, die durch Bedarfsgespräche mit der Belegschaft regelmäßig geprüft und optimiert wird.
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Welche Hilfsmittel unterstützen sie dabei?
Viele nutzen in ihrem Alltag bereits Apps für die Wettervorhersage oder den Austausch von Fotos mit Freunden und Familie über längere Entfernungen. Für das Arbeitsleben gibt es ähnliche Tools, die genutzt werden können, um die Teamarbeit zu unterstützen. Aber ebenso wichtig wie die technischen Schnittstellen zwischen den Teammitgliedern ist die Organisation der Arbeitsprozesse durch die Führungspersonen. Diese können gezielt eingesetzt werden, um den Kick-off im Team zu feiern, Aufgaben transparent im Team zu machen oder das gemeinsame Entwickeln von Ideen zu ermöglichen. Führungskräfte können sich aus den Modulen vorhandener Online-Tools einen eigenen unternehmensspezifischen Werkzeugkasten zusammenstellen, den sie bedarfsgerecht einsetzen und auch offline verwenden können. Hier gilt es in vier verschiedene Funktionalitäten zu unterscheiden:
- Wissen & Kompetenzen fördern
- Mit Tools wie Market of Skills und Project Canvas wird nicht nur die Übersicht über vorhandene und benötigte Kompetenzen bezogen auf den Auftrag gewahrt. Auch die Anerkennung der Expertise der Teammitglieder und die Wahrnehmung kann befördert werden. Die Feststellung, ein Excel-Profi zu sein und in Projekten entsprechend eingebunden zu werden kann Anerkennung vermitteln. Gleichzeitig kann dies auch die Eigenaktivierung der Fachkraft befördern, sich für die Excel-Herausforderungen im Team verantwortlich zu fühlen, was den Wissenstransfer im Team sicherstellt. Das selbständige Übermitteln von Kenntnissen im Team darf nicht unterschätzt werden: Eine Person festigt ihr Wissen, indem sie es reflektiert, Fragen beantwortet und für eine andere Person aufbereitet. Bieten Sie Ihrem Team daher eine Übersicht über die Rollen und Kompetenzen im Team. Das konkrete Vorgehen können Sie hier nachlesen.
- Interaktion effektiv und zielgerichtet gestalten
- Hilfsmittel wie tägliche Mini-Meetings zum Bearbeitungsstand sowie Reflektionsschleifen während und nach Abschluss von Projekten können die Beschäftigten unterstützen, verlässliche Absprachen zu gewährleisten. Gleichzeitig bringt es das Team themenbezogen und menschlich zusammen, was gut moderiert auch in virtuellen Meetings funktioniert. In der Zeit der Kontaktsperren in der Hochphase von Corona konnten sich Mitarbeitende beispielsweise über betriebliche Instant Messaging-Dienste Guten Morgen oder Mahlzeit sagen – genau wie im Büro. Auch können feste Online-Kurz-Meetings von 15 Minuten (sogenannte Daily Standups) zu Beginn des Tages Anlass für eine Rundumschau im Team
- Relevante Fragen solcher kleinen Rückblicke können sein: Was ist der nächste Schritt? à Mit Tools mit dem Kanband-Board kann gemeinsam festgelegt werden wieviele und welche Aufgaben unbedingt demnächst gelöst werden müssen und wer die Aufgabe übernimmt. Führungskraft wie Team bliebt ständig auf dem Laufenden welche Aufgabe bei wem auf dem Tisch liegt, wie ausgelastet die Mitarbeitenden sind und an welchen Ecken evtl. eingeschränkt werden muss. Interessantes Learning für die Führungskraft: Mitarbeitende erhalten Einblick in das Prozessmanagement und denken Prozesse mit. Das führt zu Verbindlichkeit, Motivation und Mitgestaltung. Was läuft/lief gut? à sehr wichtig, dass geleistete Arbeit engagierter Menschen nicht aus dem Blick gerät in Zeiten von Arbeitsverdichtung und Meetingmarathons #Erfolge feiern. Wo können wir noch was verbessern? à Dies sollte aus Sicht der Mitarbeitenden eingeschätzt werden, was die Verantwortungsübernahme und Lernbereitschaft fördert. Führungskräfte sollte aber auf eine wertschätzende und vertrauensvolle Kommunikation achten. Das konstruktive Feedback und eine gelebte Fehlerkultur sind ein muss für das Weiterentwickeln jedes Teammitgliedes! Beispielsweise können Meetingregeln von Anfang an helfen, wichtige Kommunikationsregeln durch das Team selbst festzulegen. Die Führungskraft achtet die Einhaltung der Regeln.
- Teamspirit nicht vergessen! Um Reibungsverluste und Kommunikationsgabs zu verhindern, sollten Teams auch Aufgabenunabhängig Zeiträume erhalten, in denen ein Austausch zu persönlichen Interessen und Hobbies ermöglicht wird. Neben regelmäßigen Präsenztreffen können auch Online-Spiele und gemeinsame Erlebnisse z.B. in virtuellen Welten als Teamprozess helfen, den Menschen hinter der E-Mail im Blick zu behalten. Bsp. Gathertown.
- Flexibles Projektmanagement
- Das Arbeiten mit krankem Kind im Home Office sowie die Wahrnehmung privater Termine durch die Mitarbeitenden verlangen Belegschaft wie Führungskraft ein Höchstmaß an Flexibilität ab. Damit beide Seiten die Aufträge nicht aus den Augen verlieren, hilft ein flexibles Projektmanagement wie beispielsweise Lern- und Experimentierräume (insbesondere für Digitalisierungsprojekte geeignet), die die Bearbeitung eines Auftrages in regelmäßigen Abstimmungsrunden mit festen Feedbackschleifen (z.B. Kund:innen, Vorgesetzte) vorsehen. Das hilft dem Team, Zeit und Kompetenzen im Sinne des Auftrages miteinander abzustimmen und Prioritäen nachvollziehbar festzulegen.
- Auch die Teilung von Führungsrollen zwischen Aufgabenführung durch einen Mitarbeitenden im Team und disziplinarischer Führung durch die Führungskraft bietet Potentiale z.B. für Führung in Teilzeit, betriebsinterne Karrierelaufbahn für Mitarbeitende und Kompetenzentwicklung statt -einkauf. Im Projekt PerspektiveArbeit Lausitz wird diese Form der Rollenteilung in sogenannten Labteams ausprobiert, die ATB mit begleitet. Teams aus Forschenden und Unternehmensvertretenden werden durch eine koordinierende Person des Teams in der Einhaltung von inhaltlichen und zeitlichen Vorgaben unterstützt. Die Umsetzung bleibt dem Team vorbehalten. Regelmäßiges Reporting stellt sicher, dass die Vorgaben eingehalten werden. Vorteile sind eine flexible Lösungsentwicklung nah an den Bedarfen der Kund:innen, Mitgestaltung der Mitarbeitenden sowie anwendungsnahe Produkte.
- Technische Unterstützung der Teamarbeit
- Gemeinsam Brainstormen über Entfernungen? Das geht sehr gut mit kollaborativen Tools wie Online-Tafeln wie Collaboard. Bei der Unterstützung der Mitarbeitenden im Home Office setzt die Führungskraft Standards für die Digitalisierungsbereitschaft im Unternehmen. Auch besorgte und unbeholfene Mitarbeitende können bei entsprechender Begleitung dazu befähigt werden, Software bedarfsgerecht einzusetzen. Mit der Möglichkeit einer flexibleren Arbeit für Belegschaft wie Führungskräfte ist der Motivationsfaktor gesetzt. Unbedingt sollten Datenschutzschulungen im Umgang mit Online-Tools sowie begleitende Gespräche bei der Einführung von neuen Tools eingeplant werden. Dies unterstützt das Sicherheitsbedürfnis auf Seiten von Unternehmen wie Belegschaft.
Erfahrene Führungskräfte wissen, dass diese Methoden lediglich als Unterstützung einer guten Führungsarbeit eingesetzt werden können, sie können sie nicht ersetzen! Wenn Sie trotz Ihrer Erfahrene auf der Suche nach Verbesserungspotential? Der Tool-Check kann weiterhelfen https://www.gute-agile-projektarbeit.de/tool-check.
Dieser Beitrag basiert auf dem Paper „Agilität als zukunftssicheres Merkmal digitaler Führung“ im Sammelband „Digitale Führung und Technologien für die Teaminteraktion von morgen. Praxisbezogene Methoden und Anwendungsbeispiele“ dar. Nähere Informationen finden Sie hier.
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Claudia Graf-Pfohl
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